Komentujeme: Archivace dokumentů

S novým rokem pomalu začínají přípravy na pravidelné schůze shromáždění a s tím spojené inventury potřebných dokumentů a podkladů. Každý rok však dokumentů přibývá a postupem času nutně vyvstává otázka, co se starými a zdánlivě nepotřebnými písemnostmi. Jak dlouho a co musí ze zákona SVJ uchovávat?

Společenství vlastníků má povinnost archivovat celou řadu dokumentů, nicméně odpověď na otázku, jak dlouho, nalezneme obvykle v právním předpise, který povinnost uchovávat konkrétní dokument ukládá a v neposlední řadě musíme hledět i na účel archivace. Co se týče financí, SVJ musí dle zákona o účetnictví uchovávat účetní závěrku po dobu 10 let, počínaje koncem účetního období, za nějž byla vyhotovena, oproti tomu účetní doklady, účetní knihy apod. pouze 5 let. Vypracování výroční zprávy je u SVJ velmi okrajovou záležitostí, tato povinnost se týká pouze těch společenství, která musí mít dle § 20 zákona o účetnictví účetní závěrku ověřenou auditorem.  Archivační povinnost zde zákon stanovuje obdobně jako u účetní závěrky. Účetní doklady, účetní závěrky, účetní knihy apod. stejně jako smluvní dokumentace související se správou domu nicméně podléhají režimu § 1179 NOZ, na základě něhož mají vlastníci právo do těchto dokumentů nahlížet, a proto i z tohoto důvodu lze doporučit zákonnou lhůtu pro archivaci důsledně dodržet. Důležitým dokumentem, kterého není moudré se bezprostředně po jeho vyhotovení zbavovat, je též zápis ze schůze shromáždění. Ten by měl rozptýlit pochybnosti v případě nejasností ohledně některých bodů programu projednaných na schůzi a došlo-li by k jeho ztrátě či skartaci, nelze do budoucna vyloučit zpochybnění některých důležitých skutečností. Z dalších oblastí činnosti SVJ můžeme uvést účetní záznamy pro účely důchodového pojištění či mzdové listy (má-li SVJ zaměstnance), které musí SVJ archivovat po dobu 30 let po roce, k němuž se vztahují.

Čtěte také:  Jak dlouho přežije koronavirus na různém povrchu ve vaší domácnosti?

Pamatujme také na to, že výše uvedené dokumenty se mohou stát klíčovými pro různé druhy řízení, civilním počínaje, správním a trestním konče, přičemž mnoho z nich může sloužit jako důkaz v konkrétní věc. Uchovávat písemnosti v zákonných lhůtách se proto vyplatí nejen z výše uvedených důvodů.

Jak jste o tématu diskutovali?

Původní dotaz, položený na diskusním fóru Okolobytu.cz a reakce naleznete zde.

Autor: Martin Černý

0 Comments

Leave a reply

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

*

Log in with your credentials

Forgot your details?