Svolávání shromáždění společenství vlastníků jednotek a členské schůze v případě bytového družstva patří mezi základní povinnosti statutárních orgánů. Navzdory tomu, že se jedná o pravidelně se opakující činnost, stále je provází pochybení, která mohou následně ovlivnit správu a provoz domu. Přehlížet nelze ani formální nedostatky.
Jaká jsou nejčastější pochybení?
Shromáždění nebo schůze není svoláváno v zákonem nebo stanovami stanovených termínech. Svolání provází formální nedostatky a členové nejsou seznámeni s informacemi, které se budou projednávat. Časté jsou chybějící nebo nesprávně formulované plné moci pro zastupování.
Jak často je nutné svolávat shromáždění nebo schůzi?
Shromáždění, tedy schůze společenství vlastníků jednotek, se obecně konají podle potřeby, nicméně ze zákona (§ 1207 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, dále jen „OZ“) je potřeba je svolat minimálně jednou ročně, resp. jednou za účetní období v případě bytových družstev (§ 638 odst. 1 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), dále jen „ZOK“). U menších bytových domů ve standardních situacích většinou tento interval postačuje, u větších subjektů bývá obvyklé svolání společného projednání věcí jednou za půl roku. V některých případ i častěji, například při plánování rekonstrukce, či v případě personálních změn ve volených orgánech a některých dalších situacích, které by měly být projednány s členskou základnou bytové korporace.
Zejména u menších společenství vlastníků jednotek se lze setkat se situací, kdy i několik let nebylo shromáždění z iniciativy statutárních orgánů svoláváno. V těchto případech mohou o svolání shromáždění na základě § 1207 odst. 1 OZ zažádat i sami členové kteří mají více než čtvrtinu všech hlasů, nejméně však dvou z nich a to do 15 dnů tak, aby se shromáždění konalo do 30 dnů od doručení podnětu. Pokud ani nyní výbor nekoná, svolají tito vlastníci shromáždění k zasedání na náklad společenství sami. Tento postup bývá v praxi využíván hlavně tam, kde členům statutárního orgánu uplynulo funkční období a tedy není, kdo by zasedání shromáždění svolal.
V bytovém družstvu je představenstvo povinno svolat členskou schůzi z podnětu kontrolní komise nebo alespoň 10 % členů družstva, kteří mají nejméně jednu pětinu všech hlasů, neurčují-li stanovy nižší počet oprávněných členů nebo nižší počet potřebných hlasů anebo nižší počet oprávněných členů i potřebných hlasů (§ 639 odst. 3 ZOK). Neučiní-li tak, svolá schůzi Na žádost kontrolní komise nebo členů družstva podle § 639 odst. 3, nebo v důležitém zájmu družstva jeden nebo někteří členové představenstva, likvidátor nebo kontrolní komise, a to navíc i v situacích, kde je to v důležitém zájmu družstva (§ 640 ZOK).
Pravidla pro svolání
Při svolávání členů společenství vlastníků jednotek nebo družstva se statutární orgán musí řídit stanovami bytové korporace. Nejsou-li pravidla pro svolávání ve stanovách uvedena, pak postupuje společenství vlastníků jednotek podle OZ, bytová družstva podle ZOK. V prvním případě je třeba pamatovat na to, že přiměřeně použijí pravidla spolkové úpravy (§ 1221 odst. 1 OZ).
Pokud tak není ve stanovách stanoveno něco jiného, je třeba zasedání svolat nejméně 30 dnů před jeho konáním. Ustanovení § 249 odst. 1 OZ říká, že: „zasedání členské schůze se svolá vhodným způsobem ve lhůtě určené stanovami, jinak nejméně třicet dnů před jeho konáním.” Pokud stanovy připouštějí kratší termín, vždy by měla být respektována přiměřenost této lhůty vzhledem k možnostem členů se shromáždění účastnit.
Písemná pozvánka musí být doručena a současně vyvěšena nejméně 15 dní přede dnem konání shromáždění. Pro členy, kteří mají e-mail, je možné zasílat pozvánku elektronicky. Vždy je však nutné pamatovat i na členy bez elektronické komunikace a doručit jim pozvánku v tištěné formě. Pro zajištění maximální informovanosti je obvyklé vyvěsit informaci o konání též ve společných prostorách domu.
Obsah pozvánky
Pozvánka musí obsahovat datum, hodinu, místo konání a program zasedání. Popřípadě informaci, kde se člen bytové korporace může seznámit s podklady.
Nejsou-li k pozvánce připojeny podklady vztahující se k obsahu jednotlivých bodů, je povinnost svolavatele umožnit členům se s těmito podklady včas seznámit. Nejčastější variantou je umístění na internetových stránkách subjektu. Členové, kteří přístup k internetu nemají by měli být informováni kdy a kam mohou přijít do podkladů nahlédnout. Tato informace v pozvánkách často chybí.
Autor: Martin Kroh, ČSRB
Autor napsal: “Vždy je však nutné pamatovat i na členy bez elektronické komunikace a doručit jim pozvánku v tištěné formě.”
To není pravda. Záleží pouze na obsahu stanov SVJ. Stanovy mohou určit, že se doručuje pouze emailem. Je pouze na vlastníkovi jednotky jak si vyřeší aby mohl přijímat emaily. To je jeho problém.
Autor napsal: “Členové, kteří přístup k internetu nemají by měli být informováni kdy a kam mohou přijít do podkladů nahlédnout.”
Opět nemusí být pravda. Jestliže stanovy určují jako jediný způsob nahlížení webové stránky, pak to platí. Je pouze na vlastníkovi jednotky jak si vyřeší aby mohl prohlížet dokumenty na webu. To je jeho problém.