Z každého zasedání shromáždění či členské schůze se pořizuje zápis, za jehož pořízení odpovídá svolavatel, tedy obvykle jeden ze členů statutárního orgánu bytové korporace. Zápis musí obsahovat údaje o místě a čase konání jednání nejvyššího orgánu, kdo ho svolal, kdo zasedání předsedal, o čem se jednalo a na čem se přítomní členové subjektu usnesli.
Jaké náležitosti musí mít zápis ze shromáždění nebo členské schůze?
Ze zápisu musí být patrné, jaká usnesení a jakým počtem hlasů byla přijata (jejich konkrétní text s uvedením počtu hlasů pro, proti a kdo se zdržel hlasování, aby bylo zřejmé, že usnesení bylo přijato potřebnou většinou hlasů, zpravidla nadpoloviční) a též námitky členů, kteří požádali o jejich zaprotokolování.
Co musí obsahovat příloha k zápisu?
Přílohu zápisu vždy tvoří prezenční listina přítomných s jejich podpisy a dále písemné podklady, které byly předloženy k jednotlivým projednávaným bodům. Zápis podepisují nejméně předsedající zasedání shromáždění či schůze a zapisovatel, často také jeden či více ověřovatelů.
Originál nebo kopii zápisu ze shromáždění nebo členské schůze je nutné uchovat
Za uschování originálů zápisů ze zasedání shromáždění včetně příloh odpovídá statutární orgán subjektu. V případě, že originál zápisu a prezenční listiny bude zaslán rejstříkovému soudu jakožto příloha návrhu na zápis změn, je možné uschovávat u statutárního orgánu pouhé kopie těchto dokumentů, případně ověřené kopie dokumentů. Typickou chybou jsou chybějící údaje nebo přílohy v zápisu.
Autor: Martin Kroh, ČSRB