Provoz a řízení bytového domu s sebou nese i řadu dokumentů, které je nutné archivovat. Agenda je rozsáhlá, jedná o výpisy z banky, faktury, roční sestavy, pokladnu a doklady o rozúčtování služeb, a mnoho dalších. Jaká je vlastně povinná doba archivace těchto dokladů?
Jak řeší úschovu účetných dokladů zákon?
Problematikou uvedenou v dotaze se zabývá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, v § 31 a § 32, které jsou nadepsané „Úschova účetních dokladů“.
Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v uvedeném zákoně nebo v zákoně č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění. Po uplynutí zákonné doby úschovy účetních dokladů, je možné přistoupit ke skartaci dokladů.
Délka povinného uchovávání účetních dokladů se liší
Pět let je nezbytné uchovávat účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy, platí od konce účetního období, kterého se týkají.
Pětiletá lhůta se týká též účetních záznamů, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33 zákona o účetnictví), platí od konce účetního období, kterého se týkají.
Deset let je nezbytné uchovávat účetní závěrky a výroční zprávy, platí od konce účetního období, kterého se týkají.
Dále pak zákon o účetnictví upravuje podrobnosti pro uchovávání účetních dokladu v případě i zániku účetní jednotky bez likvidace nebo s likvidací.
Doklady o rozúčtování služeb z opatrnosti jsou doporučovány uschovat po dobu 10 let.
Mzdové listy je třeba uchovat 30 let.
Jak s dokumenty nakládat?
SVJ ale i bytové družstvo by mělo mít vypracovaný spisový a skartační plán, který určuje, jak dlouho se jednotlivé typy dokumentů uchovávají a kdy mohou být skartovány.
Dokumenty by měly být uchovávány v řádném stavu, tak aby nedošlo k jejich poškození, ztrátě nebo neoprávněnému přístupu. To platí jak pro fyzické dokumenty, tak pro digitální záznamy.
Jak by měly být dokumenty správně skartovány?
Každá skartace by měla být odsouhlasena statutárním orgánem nebo shromážděním či členskou schůzí, dále pak řádně evidována, včetně seznamu skartovaných dokumentů a data skartace. Tento záznam musí být uchován po dobu minimálně 10 let.
Může být ustanovena skartační komise, která posoudí, zda jsou dokumenty opravdu připraveny ke skartaci, a následně zajistí, aby skartace proběhla správně.
Při skartaci citlivých dokumentů je důležité zajistit, aby nedošlo k úniku osobních údajů nebo jiných citlivých informací. Pro skartaci by se měly používat profesionální skartovací stroje nebo specializované firmy.
/Z právní praxe pro vás připravilo Sdružení SON v rámci svého projektu Odborného bytového poradenství/
Projekt Odborné bytové poradenství je podporován MMR ČR
www.son.cz
tel.: 733 604 828