Shromáždění zvolí předsedu nebo členy výboru, vše se zapíše do zápisu a návrh se odešle do rejstříku. Tím je hotovo – nebo ne? V praxi právě tady často vznikají chyby. Samotné zvolení ke vzniku funkce stačí. Pokud má však být výkon funkce právně „čistý“, zejména co se týče odměny, odpovědnosti a náhrad nákladů, bez smlouvy o výkonu funkce se SVJ vystavuje zbytečnému riziku.
Zvolení zakládá funkci
Společenství vlastníků jednotek je právnická osoba. Předseda nebo člen výboru je členem jejího voleného orgánu. Právní rámec vychází zejména z úpravy právnických osob v Občanský zákoník.
Funkce vzniká okamžikem zvolení shromážděním. To znamená, že:
- zvolená osoba může jednat za SVJ,
- zapisuje se do veřejného rejstříku,
- nese odpovědnost člena orgánu.
Pro vznik funkce tedy není podmínkou podpis smlouvy o výkonu funkce. Zápis ze shromáždění a souhlas zvolené osoby postačí.
Bez smlouvy je výkon funkce bezplatný
Zásadní rozdíl nastává u odměny.
Pokud není uzavřena smlouva o výkonu funkce (a způsob odměňování není detailně upraven ve stanovách), považuje se výkon funkce za bezplatný. Vyplácení „odměny“ pouze na základě obecného usnesení typu „schvaluje se odměna předsedovi 5 000 Kč měsíčně“ bez další smluvní úpravy může být zpochybnitelné.
V krajním případě může být takové plnění napadeno jako neoprávněný výdaj SVJ nebo bezdůvodné obohacení. V domech s napjatými vztahy je to častý zdroj sporů.
Proč má smlouva smysl i bez odměny
Smlouva o výkonu funkce není jen o penězích. Chrání obě strany.
Měla by upravit zejména:
- rozsah činností a odpovědností,
- pravidla pro náhradu nákladů (telefon, cestovné, kancelářské výdaje),
- způsob předávání agendy,
- podmínky ukončení funkce,
- případné pojištění odpovědnosti.
I když je funkce vykonávána bez nároku na odměnu, jasná písemná pravidla významně snižují riziko budoucích konfliktů.
Co musí schválit shromáždění
Shromáždění volí předsedu nebo členy výboru a schvaluje smlouvu o výkonu funkce (včetně ujednání o odměně). Bez schválení shromážděním je ujednání o odměně problematické. Nestačí, aby si výbor výši odměny „odsouhlasil interně“.
Kde v praxi často chybujeme?
V řadě domů se situace vyvíjí takto: předseda je zvolen, do zápisu se uvede výše odměny a tím to končí. Smlouva se neuzavře, protože „všichni přece vědí, jak to je“. Problém nastane až při změně vedení, kontrole hospodaření nebo osobním sporu mezi vlastníky.
Právě tehdy se ukáže, že chybí jasný dokument, který by vymezoval práva a povinnosti.
Jak na to? Při volbě nového předsedy nebo výboru připravte zároveň návrh smlouvy o výkonu funkce a nechte jej schválit ve stejném bodě programu. Jedním hlasováním tak vyřešíte vznik funkce i její podmínky – a předejdete budoucím pochybnostem o odměně či odpovědnosti.