Per rollam v současnosti představuje žádanou formu hlasování. Důvodem je obtížné dosahování požadovaného kvóra v rámci svolaného shromáždění. Často zaznívá otázka, zda je přípustné, aby hlasování per rollam probíhalo formou mailové korespondence.
Co stanoví zákon
Z ustanovení § 1211 odst. 3 zákona č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník, dále „o. z.“) vyplývá že návrh rozhodnutí, podklady potřebné pro jeho posouzení nebo údaj, kde jsou uveřejněny, a údaj o lhůtě, ve které se má vlastník jednotky vyjádřit, musí být v písemné formě.
Jakou formou má být návrh doručen?
Zákon výslovně neuvádí, že by písemná forma mohla být jakákoli (tedy třeba e mail), ani výslovně ji nevylučuje. Zákon tedy neřeší konkrétní způsob doručení tak, že by stanovil „jen poštou“ nebo „nutně fyzicky“.
Jak je to v právní praxi?
Komentáře a právní praxe uvádějí, že návrh musí být doručen všem vlastníkům jednotek (či alespoň mít možnost, aby se s ním mohli seznámit).
U e mailu je nutné mít jasné doložení doručení – např. potvrzení vlastníka, že e mail převzal, či jiný způsob dokazování. V případě sporu lze vyžadovat tradičnější formu doručení (pošta doporučeně, datová schránka, osobní předání).
Komentáře uvádějí, že „obvyklým způsobem“ doručení návrhu bývá poštou doporučeně, datovou schránkou nebo osobním předáním – e mail je možný, ale s větším právním rizikem, pokud není doručení spolehlivě prokazatelné.
Jak postupovat v případě zasílání e-mailem?
Ač zákon výslovně nezakazuje doručení e mailem, vyžaduje písemnou formu a předložení podkladů všem vlastníkům. V praxi to znamená, že pokud se zvolí e mailová cesta, musí být výbor nebo předseda schopen prokázat, že:
– e mail byl odeslán všem vlastníkům s platnými, potvrzenými adresami,
– vlastníci měli možnost se s návrhem seznámit,
– byla dodržena zákonná lhůta pro vyjádření (pokud stanovy neurčí jinak, 15 dní podle § 1211 odst. 3 o. z.).
Pokud není doručení naprosto jasné a prokazatelné, hrozí riziko, že rozhodnutí mimo zasedání nebude platné. Proto se doporučuje buď využít tradičnější formu doručení, nebo zajistit e mailovou komunikaci s potvrzením od vlastníků.
Zkontrolujte stanovy
Než začnete hlasovat mimo zasedání, ověřte, zda stanovy společenství umožňují per rollam a případně i elektronickou formu. Bez úpravy ve stanovách je platná pouze klasická písemná forma. Nesplnění požadavků může vést k napadení rozhodnutí vlastníky nebo soudem.