V předchozím článku Do 30. dubna jste měli obdržet vyúčtování služeb. Co teď udělat? jsme si vysvětlili, co dělat bezprostředně po doručení vyúčtování služeb. Pokud jste při kontrole nebo nahlížení do podkladů narazili na nesrovnalosti, nastává čas na oficiální reklamaci (námitku). Dnes si ukážeme, jak reklamaci zvládnout procesně správně, ať už stojíte na straně stěžovatele, nebo SVJ či družstva.
Komu reklamaci adresovat
Toto je nejčastější kámen úrazu. Na vyúčtování bývá často logo správcovské firmy nebo rozúčtovatele tepla. Vlastníci proto instinktivně posílají reklamace přímo jim.
Z právního hlediska je to ale chyba. Smluvním partnerem vlastníka bytu je vždy a pouze SVJ, nebo bytové družstvo.
Doporučení pro vlastníky: Reklamaci adresujte statutárnímu orgánu (výboru). To, že ji výbor předá k vyřízení správci, je vnitřní věc domu. Pokud ale napíšete jen správci a ten vaši zprávu “založí”, pro SVJ jako byste žádnou námitku nepodali a může vám uplynout lhůta.
Jaké jsou lhůty pro podání reklamace vyúčtování?
Proces reklamací se řídí § 8 zákona č. 67/2013 Sb. Jaké lhůty je nutné doržet?
30 dnů pro vlastníka: Máte 30 dnů od doručení vyúčtování na to, abyste podali námitku. Po této lhůtě se vyúčtování považuje za odsouhlasené a opravy se domůžete jen velmi těžko.
30 dnů pro výbor: Od okamžiku, kdy SVJ obdrží vaši reklamaci, má výbor přesně 30 dnů na to, aby o ní rozhodl a doručil vám výsledek.
Jak správně podat reklamaci?
Reklamaci doručte do datové schránky SVJ, na oficiální e-mail výboru, nebo ji předejte osobně proti podpisu. Co by měla reklamace obsahovat? Zapomeňte na obecné věty typu „zdá se mi to drahé“. Aby byla reklamace platná a výbor se jí musel věcně zabývat, musí být konkrétní.
Jasná identifikace reklamujícího: Kdo píše, jakého bytu a jakého vyúčtování se to týká.
Konkrétnost reklamace: Reklamaci je nezbytné formulovat tak, aby jednotlivé námitky byly konkrétní a ideálně doložené i nějakými souvisejícími důkazy. Zatímco dříve při reklamaci spotřeby vody byly zásadní zápisy o odečtech měřidel v bytech, nyní situaci změnily dálkové odečty. U moderních měřidel s dálkovým přenosem dat (rádiové moduly) má vlastník právo na pravidelné informace o své spotřebě. Pokud vlastník tyto měsíční reporty (např. e-mailem nebo v klientském portálu správy) pravidelně dostával a během roku žádnou chybu nerozporoval, bude se mu reklamace v ročním vyúčtování zpětně dokládat jen velmi těžko.
Pokud SVJ nebo družstvo tyto informace vlastníkovi nezpřístupnilo (ačkoliv jsou měřidla dálkově odečitatelná), může být toto pochybení samo o sobě důvodem k reklamaci celého vyúčtování pro procesní vadu. V takovém případě doporučujeme výborům co nejdříve sjednat nápravu se správcovskou firmou.
Pozor, reklamace neznamená odložení splatnosti nedoplatku
I když podáte reklamaci, termín splatnosti nedoplatku (obvykle srpen) stále běží. Pokud do té doby nedojde k opravě vyúčtování nebo jeho potvrzení, a vy nezaplatíte, naskakuje vám pokuta z prodlení – 50 Kč za každý den prodlení (pokud stanovy neurčí méně, minimálně však 10 Kč). U dluhu pár tisíc korun může být pokuta po měsíci vyšší než samotný nedoplatek.