Dobrý den,

v návaznosti na diskuzi bych si dovolil ještě pár věcí doplnit. Společenství vlastníků má povinnost archivovat celou řadu dokumentů, nicméně odpověď na otázku, jak dlouho, nalezneme obvykle v právním předpise, který povinnost uchovávat konkrétní dokument ukládá a v neposlední řadě musíme hledět i na účel archivace. Co se týče financí, SVJ musí dle zákona o účetnictví uchovávat účetní závěrku po dobu 10 let, počínaje koncem účetního období, za nějž byla vyhotovena, oproti tomu účetní doklady, účetní knihy apod. pouze 5 let. Vypracování výroční zprávy je u SVJ velmi okrajovou záležitostí, tato povinnost se týká pouze těch, která musí mít dle § 20 zákona o účetnictví účetní závěrku ověřenou auditorem.  Archivační povinnost zde zákon stanovuje obdobně jako u účetní závěrky. Účetní doklady, účetní závěrky, účetní knihy apod. stejně jako smluvní dokumentace související se správou domu nicméně podléhají režimu § 1179 NOZ, na základě něhož mají vlastníci právo do těchto dokumentů nahlížet, a proto lze doporučit je archivovat co nejdéle. Důležitým dokumentem, kterého není moudré se v brzké době zbavovat, je též zápis ze schůze shromáždění. Ten by měl rozptýlit pochybnosti v případě nejasností ohledně některých bodů programu projednaných na schůzi a došlo-li by k jeho ztrátě či skartaci, nelze do budoucna vyloučit zpochybnění některých skutečností. Z dalších oblastí můžeme uvést účetní záznamy pro účely důchodového pojištění či mzdové listy (má-li SVJ zaměstnance), které musí SVJ archivovat po dobu 30 let po roce, k němuž se vztahují.

Výše uvedené dokumenty se však mohou stát klíčovými pro různé typy řízení, civilním počínaje, správním a trestním konče, a proto je v těchto případech potřeba tyto dokumenty dále archivovat i po uplynutí zákonné lhůty.   

Pane Černý,

sice souhlasím s Vaším posledním odstavcem, že je často vhodné archivovat dokumenty i po uplynutí zákonné lhůty, ale problém je s osobními údaji a GDPR.

Pokud nezískáte souhlas s archivováním osobních údajů i po uplynutí zákonné doby, tak podle čl. 5/1 GDPR porušujete GDPR.

Jen doplním, že většina Vámi uváděných informací je obsažena v

– § 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb.

– § 35a zákona č. 582/1991 Sb.

Hezký den!