Archivace dokumentů

  • Toto téma obsahuje celkem 6 odpovědí. Do diskuze (3 diskutující) se naposledy zapojil uživatel Vendy a poslední změna proběhla před 8 měsíci a 3 týdny.
  • Vytvořil
    Téma
  • #11535 Odpovědět
    Kláraaa
    Host

    Zdravím, prosím jaké dokumenty je v rámci SVJ potřeba archivovat? A případně i jak dlouho?

     

     

Aktuálně jsou na stránce zobrazeny 3 vlákna odpovědí
  • Autor
    Odpovědi
    • #11591
       lojza
      Host

      Doba archivace dokumentů je přímo úměrná velikosti prostoru, kde ty dokumenty skladujete:-))
      Ale teď vážně, na tuto otázku vám zcela jistě odpoví ten kdo vám ty dokumenty vydává.

      Odpovědět
      • #11592
         Kláraaa
        Host

        Nám ty prostory právě docházejí 😀

        Odpovědět
        • #11593
           lojza
          Host

          Tak teď jsem si to ověřoval. Doba archivace je min 10let za předpokladu, že to platí stejně pro BD i SVJ.

          (my jsme BD)

           

          Odpovědět
    • #11636
      Martin Černý Martin Černý
      Účastník

      Dobrý den,

      v návaznosti na diskuzi bych si dovolil ještě pár věcí doplnit. Společenství vlastníků má povinnost archivovat celou řadu dokumentů, nicméně odpověď na otázku, jak dlouho, nalezneme obvykle v právním předpise, který povinnost uchovávat konkrétní dokument ukládá a v neposlední řadě musíme hledět i na účel archivace. Co se týče financí, SVJ musí dle zákona o účetnictví uchovávat účetní závěrku po dobu 10 let, počínaje koncem účetního období, za nějž byla vyhotovena, oproti tomu účetní doklady, účetní knihy apod. pouze 5 let. Vypracování výroční zprávy je u SVJ velmi okrajovou záležitostí, tato povinnost se týká pouze těch, která musí mít dle § 20 zákona o účetnictví účetní závěrku ověřenou auditorem.  Archivační povinnost zde zákon stanovuje obdobně jako u účetní závěrky. Účetní doklady, účetní závěrky, účetní knihy apod. stejně jako smluvní dokumentace související se správou domu nicméně podléhají režimu § 1179 NOZ, na základě něhož mají vlastníci právo do těchto dokumentů nahlížet, a proto lze doporučit je archivovat co nejdéle. Důležitým dokumentem, kterého není moudré se v brzké době zbavovat, je též zápis ze schůze shromáždění. Ten by měl rozptýlit pochybnosti v případě nejasností ohledně některých bodů programu projednaných na schůzi a došlo-li by k jeho ztrátě či skartaci, nelze do budoucna vyloučit zpochybnění některých skutečností. Z dalších oblastí můžeme uvést účetní záznamy pro účely důchodového pojištění či mzdové listy (má-li SVJ zaměstnance), které musí SVJ archivovat po dobu 30 let po roce, k němuž se vztahují.

      Výše uvedené dokumenty se však mohou stát klíčovými pro různé typy řízení, civilním počínaje, správním a trestním konče, a proto je v těchto případech potřeba tyto dokumenty dále archivovat i po uplynutí zákonné lhůty.   

      Odpovědět
    • #11648
      Pavel Pavel
      Účastník

      Pane Černý,

      sice souhlasím s Vaším posledním odstavcem, že je často vhodné archivovat dokumenty i po uplynutí zákonné lhůty, ale problém je s osobními údaji a GDPR.

      Pokud nezískáte souhlas s archivováním osobních údajů i po uplynutí zákonné doby, tak podle čl. 5/1 GDPR porušujete GDPR.

      Jen doplním, že většina Vámi uváděných informací je obsažena v

      – § 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb.

      – § 35a zákona č. 582/1991 Sb.

      Hezký den!

      Odpovědět
    • #21957
       Vendy
      Host

      Dobrý den, mohu se připojit s dotazem, jak dlouho je nutné uchovávat informace o vlastníkovi, který svůj byt prodal a není tedy již členem SVJ? Chce po nás odpověď, za jak dlouho bude od nás “vymazán”.

      Odpovědět
Aktuálně jsou na stránce zobrazeny 3 vlákna odpovědí
Odpověď na: Archivace dokumentů

Pravidla diskuzního fóra naleznete zde.
Your account can't use Advanced BBCodes, they will be stripped before saving.

Osobní informace:




Log in with your credentials

Forgot your details?