Archivace dokumentů

Zvolené téma obsahuje celkem 5 odpovědí. Do diskuze (3 diskutující) se naposledy zapojil uživatel Pavel Pavel a poslední změna proběhla před 2 měsíci, 3 týdny.

  • Vytvořil
    Téma
  • #11535 odpověď

    Kláraaa

    Zdravím, prosím jaké dokumenty je v rámci SVJ potřeba archivovat? A případně i jak dlouho?

     

     

  • Autor
    Odpovědi
  • #11591
     lojza

    Doba archivace dokumentů je přímo úměrná velikosti prostoru, kde ty dokumenty skladujete:-))
    Ale teď vážně, na tuto otázku vám zcela jistě odpoví ten kdo vám ty dokumenty vydává.

    odpověď
    • #11592
       Kláraaa

      Nám ty prostory právě docházejí 😀

      odpověď
      • #11593
         lojza

        Tak teď jsem si to ověřoval. Doba archivace je min 10let za předpokladu, že to platí stejně pro BD i SVJ.

        (my jsme BD)

         

        odpověď
  • #11636
    Martin Černý Martin Černý 
    Účastník

    Dobrý den,

    v návaznosti na diskuzi bych si dovolil ještě pár věcí doplnit. Společenství vlastníků má povinnost archivovat celou řadu dokumentů, nicméně odpověď na otázku, jak dlouho, nalezneme obvykle v právním předpise, který povinnost uchovávat konkrétní dokument ukládá a v neposlední řadě musíme hledět i na účel archivace. Co se týče financí, SVJ musí dle zákona o účetnictví uchovávat účetní závěrku po dobu 10 let, počínaje koncem účetního období, za nějž byla vyhotovena, oproti tomu účetní doklady, účetní knihy apod. pouze 5 let. Vypracování výroční zprávy je u SVJ velmi okrajovou záležitostí, tato povinnost se týká pouze těch, která musí mít dle § 20 zákona o účetnictví účetní závěrku ověřenou auditorem.  Archivační povinnost zde zákon stanovuje obdobně jako u účetní závěrky. Účetní doklady, účetní závěrky, účetní knihy apod. stejně jako smluvní dokumentace související se správou domu nicméně podléhají režimu § 1179 NOZ, na základě něhož mají vlastníci právo do těchto dokumentů nahlížet, a proto lze doporučit je archivovat co nejdéle. Důležitým dokumentem, kterého není moudré se v brzké době zbavovat, je též zápis ze schůze shromáždění. Ten by měl rozptýlit pochybnosti v případě nejasností ohledně některých bodů programu projednaných na schůzi a došlo-li by k jeho ztrátě či skartaci, nelze do budoucna vyloučit zpochybnění některých skutečností. Z dalších oblastí můžeme uvést účetní záznamy pro účely důchodového pojištění či mzdové listy (má-li SVJ zaměstnance), které musí SVJ archivovat po dobu 30 let po roce, k němuž se vztahují.

    Výše uvedené dokumenty se však mohou stát klíčovými pro různé typy řízení, civilním počínaje, správním a trestním konče, a proto je v těchto případech potřeba tyto dokumenty dále archivovat i po uplynutí zákonné lhůty.   

    odpověď
  • #11648
    Pavel Pavel 
    Účastník

    Pane Černý,

    sice souhlasím s Vaším posledním odstavcem, že je často vhodné archivovat dokumenty i po uplynutí zákonné lhůty, ale problém je s osobními údaji a GDPR.

    Pokud nezískáte souhlas s archivováním osobních údajů i po uplynutí zákonné doby, tak podle čl. 5/1 GDPR porušujete GDPR.

    Jen doplním, že většina Vámi uváděných informací je obsažena v

    – § 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb.

    – § 35a zákona č. 582/1991 Sb.

    Hezký den!

    odpověď
Odpověď na: Archivace dokumentů

Pravidla diskuzního fóra naleznete zde.
Your account can't use Advanced BBCodes, they will be stripped before saving.

Osobní informace:




Log in with your credentials

Forgot your details?