Smlouvy, objednávky, výběrová řízení, archivace dokumentů a řešení sporů – to jsou běžné součásti práce výborů společenství vlastníků jednotek a bytových družstev. Advokát Ladislav Drha z AK Pikels Legal nás úskalími dokumentace provede krok za krokem. V tomto dílu se budeme věnovat smlouvám a odpovědnosti výboru SVJ, v druhém dílu se zaměříme na výběrová řízení, archivaci a řešení sporů v SVJ.
Jak je to s podpisem smluv v SVJ a družstvu – kdo je z výboru SVJ oprávněn je podepisovat?
Ladislav Drha: Podpis smlouvy je v kompetenci osob zapsaných v obchodním rejstříku. U vyšších plnění doporučuji podepisovat smlouvy dvěma osobami – typicky předsedou a dalším členem výboru. To snižuje riziko sporů a zajišťuje transparentnost rozhodování.
Co se stane, pokud statutární orgán překročí při podpisu smlouvy svou pravomoc?
Ladislav Drha: Nejprve je nutné se podívat do stanov a obchodního rejstříku. Některé smlouvy může výbor uzavírat sám, jiné musí schválit shromáždění. Odhlasování je typické pro smlouvy s dlouhodobým plněním, nad určitou částku, například 50 000 Kč – tu si SVJ může ve stanovách nastavit. Pokud je uzavření smlouvy neoprávněné a vznikla škoda, odpovídá přímo člen výboru, který smlouvu uzavřel, a může být po něm požadována náhrada škody.
Doporučení z praxe:
Kontrola podpisů: Vždy si ověřte v obchodním rejstříku, kolik členů výboru musí smlouvu podepsat, aby byla platná.
Hlídání limitů: Nezapomínejte na finanční limity ve vašich stanovách – u velkých zakázek se nevyhnete schválení shromážděním.
Prevence rizik: Pokud nerozumíte technickému nebo právnímu jazyku smlouvy, nechte ji prověřit odborníkem. Je to levnější než řešit případnou škodu.
Jaký je rozdíl mezi objednávkou a smlouvou?
Ladislav Drha: Z právního hlediska jde vždy o smlouvu. Objednávka je jen jednodušší forma smlouvy, vhodná pro opakující se nebo menší úkony, například výmalbu chodby či sekání trávy. Plná smlouva je vhodná pro komplexní zakázky, například rekonstrukci nebo revitalizaci.
Bude platná objednávka uzavřená pouze mailem? Platí i ústní objednávka?
Ladislav Drha: Ano, i elektronická objednávka je platná, pokud lze dovodit a identifikovat adresu, ze které byla poslána, a lze ji považovat za adresu zhotovitele. Abychom předešli případným pozdějším nejasnostem, u ústní objednávky doporučuji její potvrzení emailem, s uvedením základních údajů o plnění.
Je při správě bytového domu lepší uzavírat rámcové smlouvy, nebo jednotlivé smlouvy?
Ladislav Drha: Rámcová smlouva se vyplatí při opakujícím se plnění – například údržba zeleně. Rámcová smlouva stanovuje rozsah a termíny prací, jednotlivé objednávky se pak týkají jen konkrétních výkonů. U smlouvy o dílo nebo významné zakázky je vždy lepší originální smlouva než univerzální šablona.
Tip z Akademie pro bytové domy
Chtěli byste více informací k tématu? Zhlédněte webinář Akademie pro bytové domy: Dokumenty a smlouvy v SVJ a družstvu. Dozvíte se, jak zkontrolovat smlouvu o dílo, aby chránila SVJ; jak nastavit rámcové smlouvy pro opakující se plnění; jak správně archivovat dokumenty dle GDPR i pro soudní spory a jak prakticky řešit spory s dodavateli. Webinář naleznete ZDE.
S jakými právními riziky se při uzavírání smluv výbor nebo představenstvo nejčastěji setkává?
Ladislav Drha: Členové výboru nebo představenstva vykonávají funkci statutárního orgánu, a z toho plyne jejich základní povinnost konat s péčí řádného hospodáře. Je důležité si uvědomit, že ne každá špatně uzavřená smlouva automaticky znamená vznik škody – to je úkol dalšího dokazování. Zkoumá se především, zda byla smlouva uzavřena správně, zda vznikla škoda a zda výbor konal s péčí řádného hospodáře. Důležité je, že pokud si nejste jisti a nemáte praxi, je vhodné obrátit se na odborníka – účetního nebo právníka. Tím splníte svou povinnost a při případném sporu nikdo nemůže tvrdit, že výbor nejednal s péčí řádného hospodáře.
Pomůže výboru například zápis ze schůze či hlasování?
Ladislav Drha: Jde-li o konkrétní znění smlouvy, odpovědnost je na výboru a nelze se jí zbavit odhlasováním dané smlouvy na shromáždění. Pokud nerozumíte smlouvě, musíte si zajistit odbornou kontrolu. Naopak, pokud se rozhoduje o volbě dodavatele, lze předložit informace a návrh shromáždění, aby zvolilo variantu – tím se minimalizuje riziko obvinění z přednostního zadání zakázky.
Co by mělo být obsaženo ve smlouvě, aby se minimalizovala rizika jejího případného napadení?
Ladislav Drha: Je třeba znát subjekt, s nímž smlouvu uzavíráte – jeho historii, reference, obchodní rejstřík, kdo za firmu jedná. To minimalizuje riziko špatného výběru. Samotná smlouva by měla být vyvážená, tedy neměla by zvýhodňovat žádnou ze zúčastněných stran. Při stavebních zakázkách doporučuji mít vlastní stavební dozor. V otázkách financí a účetnictví je lepší obrátit se na účetního. Pokud je smlouva připravena odborně, zahrnuje vše podstatné – rozsah plnění, termíny, záruky, odpovědnost za škodu a případné smluvní pokuty.
Poznámka redakce: Tento první díl rozhovoru s advokátem Ladislavem Drhou z AK Pikels Legal se věnoval právní odpovědnosti výboru, podpisu smluv, správnému obsahu smluv a formám smluv. Již tento čtvrtek pokračujeme druhou částí, která nás provede právními aspekty výběrových řízení, archivaci dokumentace, řešením sporů a praktickými doporučeními. Přečtěte si Právník radí: II. díl – Výběrová řízení, archivace a řešení sporů v SVJ
/ilustrační foto pexels/