Roční vyúčtování služeb je pro mnoho vlastníků bytů i členů bytových družstev impulsem k úpravě měsíčních záloh. Zejména po vyšším nedoplatku chtějí předejít nepříjemnému překvapení v příštím roce a rozhodnou se zálohy navýšit. Právě v této situaci však vzniká řada zbytečných chyb. Jak postupovat správně a komu změnu oznámit?
Měli jste nedoplatek na vyúčtování?
Pokud vyúčtování ukáže vyšší nedoplatek, is logické zamyslet se nad tím, zda jsou současné zálohy nastaveny dostatečně. Vyšší měsíční platby mohou pomoci rozložit náklady rovnoměrněji během roku a snížit riziko dalšího šoku při příštím vyúčtování.
Řada vlastníků však zvolí sice nejjednodušší, ale zcela nesprávnou cestu – otevře internetové bankovnictví a svévolně zvýší částku trvalého příkazu.
Správce domu, účetní nebo výbor SVJ totiž pracují s oficiálně evidovaným předpisem záloh (tzv. evidenčním listem). Pokud vlastník začne bez předchozí domluvy posílat jinou částku, účetní programy ji obvykle vyhodnotí jako neidentifikovaný přeplatek nebo chybu. Změna se nikde automaticky nezaznamená a v systému vzniká chaos. Později pak dochází k nedorozuměním při kontrole plateb, a navíc se tím nijak neřeší reálné nastavení záloh pro jednotlivé služby.
Nejprve požádejte o změnu předpisu, banka počká
Správným postupem je provést celý proces přesně v opačném pořadí: nejprve oficiálně požádat o úpravu záloh a teprve po vystavení nového evidenčního listu změnit nastavení trvalého příkazu v bance.
Konkrétní pravidla se mohou v jednotlivých domech lišit. Někde vlastníci komunikují přímo se správcovskou společností, jinde požadavky shromažďuje výbor SVJ nebo představenstvo družstva. Vlastník by se proto měl vždy řídit zavedeným postupem ve svém domě.
Důležité je, aby byla změna schválena a zanesena do účetního systému. Nově vystavený předpis plateb pak slouží jako právní i účetní podklad pro vlastníka i správce.
O kolik zálohy upravit?
Výsledek aktuálního vyúčtování může být užitečným vodítkem, neměl by však být jediným kritériem pro rozhodování.
Někteří vlastníci postupují tak, že si výši nedoplatku jednoduše rozpočítají do dvanácti měsíců a o vypočtenou částku navýší zálohy. Takový matematický model sice vypadá logicky, ale nemusí vždy odpovídat realitě. Do výsledku vyúčtování se totiž promítají nejen ceny energií a vody, ale také konkrétní chování domácnosti v daném období. Jednorázové zvýšení spotřeby (například kvůli dlouhodobé návštěvě nebo rekonstrukci) neznamená, že stejná situace nastane i v následujícím roce. Roli hrají i celkové změny cen dodavatelů, které správce promítá do záloh plošně. Pokud si nejste jisti, bývá nejlepší změnu konzultovat se správcem nebo účetní, kteří mají přehled o plánovaném vývoji cen a nákladů v domě.
Pozor ale na opačnou situaci. Úprava záloh nemusí znamenat jen jejich zvyšování. Pokud z vyúčtování sice vyšel přeplatek, nebo pokud v domácnosti v průběhu roku ubyli členové (např. odstěhování dětí), je logické uvažovat o snížení záloh. Sice o tyto peníze při konečném zúčtování nepřijdete, ale po celý rok správci zbytečně posíláte bezúročnou půjčku, která by vám jinak mohla sloužit na vlastním účtu.
Má si vlastník určit konkrétní položky u kterých požaduje zvýšení zálohy?
Častou otázkou je, zda požadovat navýšení konkrétních služeb (např. teplé vody), nebo pouze celkové měsíční částky.
V některých případech je důvod navýšení zřejmý. Pokud například v bytě přibyl nový člen domácnosti, opakovaně vznikají nedoplatky za teplou vodu nebo se výrazně zvýšila cena tepla, je logické nechat upravit právě tyto konkrétní položky.
Ne každý vlastník se však detailně orientuje ve struktuře záloh a způsobu jejich rozúčtování. Proto je v praxi nejlepším řešením oznámit správci požadovanou celkovou částku, o kterou chcete platby navýšit, a nechat na účetní či správci, aby ji odborně rozpustili mezi jednotlivé služby. Předejde se tak situaci, kdy si sice navýšíte zálohu na studenou vodu, ale dluh přitom reálně vzniká na fondu oprav nebo vytápění.
Chyby, které správci řeší nejčastěji
- Svévolné zvýšení platby bez oznámení: Vlastník posílá více peněz, ale v evidenci správce svítí nesoulad s předpisem.
- Zapomenutý trvalý příkaz: Změna záloh je oficiálně schválena, správce vystaví nový evidenční list, ale vlastník zapomene upravit částku v bance. Vlastníkovi tak paradoxně začne vznikat dluh (nedoplatek oproti novému předpisu).
- Ústní dohody „na chodbě“: Změna proběhne pouze slovně mezi vlastníkem a členem výboru. Pokud se informace nedostane k účetní, po několika měsících nikdo neví, co a proč se vlastně dohodlo. Všechna komunikace by měla probíhat písemně (např. e-mailem).
Ověřeno v praxi: Jak si výbor SVJ a správce mohou ušetřit hromadu práce
Po rozeslání vyúčtování se řada vlastníků rozhodne upravit výši záloh. Pokud ale nevědí, jaký postup v domě platí, vznikají zbytečné dotazy, nejasnosti v evidenci plateb i dodatečná administrativa. Připojte k rozesílanému vyúčtování krátké upozornění (např.: „Chcete změnit výši záloh? Napište nám na e-mail… Neupravujte trvalé příkazy před vystavením nového předpisu!“). Předejdete tím desítkám komplikací a ušetříte si práci.Po rozeslání vyúčtování se řada vlastníků rozhodne upravit výši záloh. Pokud ale nevědí, jaký postup v domě platí, vznikají zbytečné dotazy, nejasnosti v evidenci plateb i dodatečná administrativa. Připojte k rozesílanému vyúčtování krátké upozornění (např.: „Chcete změnit výši záloh? Napište nám na e-mail… Neupravujte trvalé příkazy před vystavením nového předpisu!“). Předejdete tím desítkám komplikací a ušetříte si práci.