Komentujeme: Pozor na chyby při úpravě záloh po vyúčtování

Roční vyúčtování služeb je pro mnoho vlastníků bytů i členů bytových družstev impulsem k úpravě měsíčních záloh. Zejména po vyšším nedoplatku chtějí lidé předejít nepříjemnému překvapení v příštím roce a platby navýšit. Často se ale stává i opačný případ – po vysokém přeplatku nebo snížení počtu osob v bytě chtějí zálohy rozumně snížit. Právě v těchto situacích však vzniká řada zbytečných chyb. Jak postupovat správně a komu změnu oznámit?

Přišel vám nedoplatek, nebo přeplatek?

Výsledek ročního vyúčtování je ideálním momentem, kdy se zamyslet nad tím, zda jsou vaše současné zálohy nastaveny správně. Pokud vyúčtování ukáže vyšší nedoplatek, je logické měsíční platby navýšit, aby se náklady rozložily rovnoměrněji a snížilo se riziko dalšího šoku. Pokud naopak evidujete vysoký přeplatek, nebo víte, že v bytě ubylo lidí, dává smysl zálohy adekvátně snížit, abyste společenství zbytečně neposílali peníze navíc.

Řada vlastníků však v obou případech zvolí sice nejjednodušší, ale zcela nesprávnou cestu – otevře internetové bankovnictví a svévolně změní částku trvalého příkazu.

Proč tohle nedělat? Správce domu, účetní nebo výbor SVJ totiž pracují s oficiálně evidovaným předpisem záloh (někdy označován jako evidenční list). Pokud vlastník začne bez předchozí domluvy posílat jinou částku (ať už vyšší, nebo nižší), účetní programy ji vyhodnotí jako nesoulad s předpisem nebo chybu. Změna se nikde automaticky nezaznamená a v systému vzniká chaos. Později pak dochází k nedorozuměním při kontrole plateb, a navíc se tím nijak neřeší reálné nastavení záloh pro jednotlivé služby.

Nejprve požádejte o změnu předpisu, banka počká

Správným postupem je provést celý proces přesně v opačném pořadí: nejprve oficiálně požádat o úpravu záloh a teprve po vystavení nového předpisu změnit nastavení trvalého příkazu v bance.

Konkrétní pravidla se mohou v jednotlivých domech lišit. Někde vlastníci komunikují přímo se správcovskou společností, jinde požadavky shromažďuje výbor SVJ nebo představenstvo družstva. Vlastník by se proto měl vždy řídit zavedeným postupem ve svém domě.

Důležité je, aby byla změna schválena a zanesena do účetního systému. Nově vystavený předpis záloh pak slouží jako právní i účetní podklad pro vlastníka i správce.

O kolik zálohy upravit?

Výsledek aktuálního vyúčtování může být užitečným vodítkem, neměl by však být jediným kritériem pro rozhodování.

Někteří vlastníci postupují tak, že si výši nedoplatku jednoduše rozpočítají do dvanácti měsíců a o vypočtenou částku navýší/sníží zálohy. Takový matematický model sice vypadá logicky, ale nemusí vždy odpovídat realitě. Do výsledku vyúčtování se totiž promítají nejen ceny energií a vody, ale také konkrétní chování domácnosti v daném období. Jednorázové zvýšení spotřeby (například kvůli dlouhodobé návštěvě nebo rekonstrukci) neznamená, že stejná situace nastane i v následujícím roce. Roli hrají i celkové změny cen dodavatelů, které správce promítá do záloh plošně. Pokud si nejste jisti, bývá nejlepší změnu konzultovat se správcem nebo účetní, kteří mají přehled o plánovaném vývoji cen a nákladů v domě.

Pozor ale na opačnou situaci. Úprava záloh nemusí znamenat jen jejich zvyšování. Pokud z vyúčtování sice vyšel přeplatek, nebo pokud v domácnosti v průběhu roku ubyli členové (např. odstěhování dětí), je logické uvažovat o snížení záloh. Sice o tyto peníze při konečném zúčtování nepřijdete, ale po celý rok společenství zbytečně posíláte bezúročnou půjčku, která by vám jinak mohla sloužit na vlastním účtu.

Má si vlastník určit konkrétní položky, u kterých požaduje úpravu zálohy?

Častou otázkou je, zda požadovat úpravu konkrétních služeb (např. teplé vody), nebo pouze celkové měsíční částky.

V některých případech je důvod změny zřejmý. Pokud například v bytě přibyl nový člen domácnosti, opakovaně vznikají nedoplatky za teplou vodu nebo se výrazně zvýšila cena tepla, je logické nechat upravit právě tyto konkrétní položky.

Ne každý vlastník se však detailně orientuje ve struktuře záloh a způsobu jejich rozúčtování. Proto je v praxi nejlepším řešením oznámit správci požadovanou celkovou částku, o kterou chcete platby navýšit či snížit, a nechat na účetní či správci, aby ji odborně rozpustili mezi jednotlivé služby. Předejde se tak situaci, kdy si sice upravíte zálohu na studenou vodu, ale dluh přitom reálně vzniká na vytápění nebo jiné službě.

Při jakékoli změně záloh však platí základní poučka, která zní: Vlastník si může požádat o úpravu záloh pouze u energií (tedy teplo, teplá voda a studená voda), ostatní změny záloh na služby totiž podléhají schválení na shromáždění a zpravidla tedy jejich změna závisí na odsouhlasní shromážděním vlastníků. 

Chyby, které správci řeší nejčastěji

• Svévolná změna platby bez oznámení: Vlastník posílá jinou částku, než má, a v evidenci správce svítí nesoulad s předpisem. Při svévolném snížení plateb mu navíc okamžitě naskakuje dluh.
• Zapomenutý trvalý příkaz: Změna záloh je oficiálně schválena, správce vystaví nový předpis, ale vlastník zapomene upravit částku v bance. Pokud se zálohy zvyšovaly, vlastníkovi začne vznikat dluh. Pokud se snižovaly, posílá dál zbytečně moc peněz.
• Ústní dohody „na chodbě“: Změna proběhne pouze slovně mezi vlastníkem a členem výboru. Pokud se informace nedostane k účetní, po několika měsících nikdo neví, co a proč se vlastně dohodlo. Všechna komunikace by měla probíhat písemně (např. e-mailem).

Ověřeno v praxi: Jak si výbor SVJ a správce mohou ušetřit hromadu práce

Po rozeslání vyúčtování se řada vlastníků rozhodne upravit výši záloh. Pokud ale nevědí, jaký postup v domě platí, vznikají zbytečné dotazy, nejasnosti v evidenci plateb i dodatečná administrativa. Připojte k rozesílanému vyúčtování krátké upozornění (např.: „Chcete změnit výši záloh? Napište nám na e-mail… Neupravujte trvalé příkazy před vystavením nového předpisu!“). Předejdete tím desítkám komplikací a ušetříte si práci.